MANUALES DE PROCEDIMIENTO

Existe gran variedad de manuales y de diferente índole o utilidad, aunque su definición de uno a otro sean distintas, todos poseen valor y cumplen objetivos sin importar del prototipo que sea o función que cumplan. (Tutoriales. Recursos Humanos i/manuales, 2007, Agosto) 

Definición de un Manual

Según Gómez (1994), los manuales son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización. Así como, las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. 

De acuerdo a la definición de Kellogg (2006), "el manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". 

Importancia de un Manual 

Gómez (1994) indica explícitamente que, la importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos, logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Éstos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. 

Además, son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento. 

Objetivos de los Manuales

De acuerdo a Gómez (1994), los manuales se confeccionan para satisfacer los siguientes objetivos: • Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial). • Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. 

• Colaborar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. 

• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices. 

• Agilizar el estudio de la organización. 

• Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización. 

• Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización. 

• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen. 

• Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles. 

• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones. 

• Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización. 

Tipos de Manuales 

Los manuales se pueden clasificar por su contenido o del mismo modo por su función como se realiza a continuación. 

a. Por su Contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo. Se tienen los siguientes: 

• Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

• Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. 

• Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. 

• Manual Descriptivo de Procedimientos: Este manual es una guía (cómo hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. 

• Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. 

 b. Por su Función Específica: Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado, pueden contemplarse los siguientes manuales: 

• Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. 

• Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades. 

• Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo. 

• Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera. 

• Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. 

• Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. 

• Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. 

• Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. 

• Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que un Manual Descriptivo de Procedimientos.